タカセユキ 
みなさんこんにちは！
リクルーティング・デザイン新卒・中途・アルバイト採用担当のタカセです。
この記事は
「人事（採用担当）に急になってしまった！」
「求人なんてよくわからない！」
「何からはじめたらいいか…」
そんな方たちのための記事となります。
私も採用担当1年目。みなさんの不安な気持ちがよ～くわかります。
ステキな人事ライフが送れるように、一緒に頑張っていきましょう(^-^)
今回は～最初が肝心！引き継ぎ編～。
「前任者がまもなく異動・退職してしまう！」「すでにいない！」
そんなとき、一番初めに把握しておく必要があることを一緒に見ていきましょう。
これさえあれば、あとから自分や会社が助かる…ハズです！
現在の採用活動状況を確認しよう
なにをおいてもまずはコレ。
「うちって、なんの募集をしてるの？」を理解していないと、何も始まりません。
下記から無料ダウンロードできるシートに沿って、自社では現在、何の募集を行っているのか？を確認していきましょう。
-募集部署
-募集職種
-いつごろまでの入社を目指して
-何人の採用を目標に
まずは短期的な採用のゴールを確認するってことですね！
※このとき、余裕があれば「何のためにそのポジションの人を採用するのか」を聞いておくと、今後の人事の活動に役立ちますよ★
現状の募集方法を確認しよう
何の職種を求人募集をしているかがわかったら、次は「手法」の確認。
どんな方法で求人募集をしているのか、確認しましょう。
人材募集の手法は大きく３つに分けられます。
(1)求人メディア
（メディア掲載料などを払って募集広告を出すもの。ホームページなどのオウンドメディア、無料で広告を出せるindeed・Airワーク採用管理などのサービスもここに含んで考えましょう）
(2)人材紹介
（紹介料を払って人材を紹介してもらう手法。※自社で雇用 ※ハローワークは無料の人材紹介と考えていいと思います。）
(3)人材派遣
（雇用するよりも高い報酬を払って、ある一定の期間人を派遣してもらう手法。 ※雇用契約はなし）
※タレントプール、ＳＮＳ、リファラル採用…なんてのもありますが、ちょっとハイレベルなので、この辺まで手を出している企業さんの場合は、またの機会に…(笑)
-求人メディアなら、利用している求人メディア名＆依頼会社
-人材紹介なら紹介サービス名＆依頼会社
-人材派遣なら、派遣会社名
を確認しましょう！
これで問い合わせ先がわからない…ってことがなくなりました♪
なんとなく募集の全容が見えてきましたね！！
※このとき余裕があれば、求人メディアについては「掲載期間がいつまでか」も確認しておきましょう。更新の必要があるか、などの確認ができますよ。
各種ツールのID・パスワードを確認しよう
令和の時代で、応募の受付方法が「電話で受付」「まずは履歴書を郵送してもらい書類選考」…という企業さんは少ないと思います。
応募者や候補者の情報がシステムに入っていって、IDとパスワードでログインして管理するパターンがほとんどだと思います。
応募者の情報って、個人情報のカタマリですからね…。取り扱いには注意が必要です。
求人メディアでは、メディアごとに応募受付システムが異なります。
そのため、それぞれにID・パスワードがあります…。（めんどくさい雰囲気が出てきました）
前任さんも、ID・パスワードは「パソコンが自動で覚えているものでログインしていて、自分では覚えていない」パターンがほとんどだと思うので、この機会にID・パスワードをシートに書き出しておきましょう。
使い方は慣れていけますが、まずログインできなければどうしようもありません。(笑)
ログインできたら、今後スムーズに対応できるように、メールアドレス設定などに、あなた（新担当）を加えておきましょう。
使い方は、だいたい感覚でわかると思いますが、細かいところは担当の会社に問い合わせるか、大概マニュアルがありますのでそれをGETしましょう♪
さぁ、これで応募者の対応までできるようになりました！募集をかけている求人があるのに放置してしまうこともないでしょう。安心安心。
→私のおすすめは、応募があったら都度メールが来るような設定にしておくこと。見落としがなくスピーディに対応できますよ★
選考フローと各タスクの担当を確認しよう
「応募者の対応ができるようになったけど…そもそもどうやって対応すればいいの？」
「採用とか不採用って、社内の誰が決めてるの？」
そんなあなたは…選考フローと担当者を確認しましょう！
選考フローとは、内定を出すまでの流れのコト。
（例）例えばリクルーティング・デザインの中途採用の場合のフローは…
□書類選考 → 配属予定部署の部長が合否を判断
□一次面接 → 同上
□ＳＰＩ（適性検査）→ 同上
□二次面接 → 役員が担当
□最終面接 → 代表（社長）が担当
おおむね上記のような形となっています。
・面接は何回、誰が行っているのか？
・日程調整は誰がどうやって行っているのか？
・合否はどうやって決めているのか？
こちらも自社の現状を確認しましょう！
これで応募者の対応の流れもバッチリです◎
余裕があれば、自社の採用基準なども聞けると、ご自身が面接をすることになった時も安心ですね！
採用広報内容を確認しよう
一通りの把握と、応募者対応ができたら、緊急度が高い対応はＯＫ。ちょっと心に余裕ができた時にはぜひ、どんな採用広報をしているか確認してみましょう。
-求人広告
-求人票
-ホームページ
など…
どんな内容で求人をだしているのかな～…？
「え！いない人の写真が載っている！」
「給与の情報が古いなぁ」
「従業員の人数も更新されてない！」
「問い合わせ先が前担当の名前になっている…」
など、変更したほうがいいケースも多々あるので、この機会に確認してみましょう。
ちなみに…効果のでる採用広報の仕方なら、ぜひリクルーティング・デザインにご相談くださいね！
過去の採用活動も確認しよう
ふー・・・。
様々な現状について、シッカリ把握できましたね、皆さんすごいです！（拍手）
ワタシはこれをやるのに何日かかったか…。（そもそも何を理解する必要があるかがわからなかったので、やりながら必要に駆られて把握していきました(;_;)）
さて最後に、過去の募集についても把握しておきましょう！
今は募集をしていなくても、今後募集をする可能性のある案件は、たくさんあると思います。
そんな募集こそ、前任者がいなくて知らないことが多くて困る可能性大！！
過去の募集状況・方法についても把握しておくことで、「○○さんが急に退職することになったから同職種を採用したい」なんてときにも、焦らずにスマートな対応ができますね！
把握すべき内容は…
-募集部署
-職種
-募集時期
-募集方法
-発注先会社
などなど。
余裕があれば、その時の反響も聞いておくと、次回の採用に活かすことができますよ＾＾
おわりに
いかがでしたでしょうか？
言われてみれば当たり前のことばかりだったかもしれませんが、整理しながら把握することで、漏れがなかったり、今後に活かせたりと、いい感じで人事（採用担当）としてのスタートダッシュが切れたのではないでしょうか！
私の引継ぎのときも、この記事が欲しかった…(笑)
今後も、私のポンコツ採用担当実体験を活かしていろんな記事をアップできたらと思いますので、どうぞよろしくお願いします♪
※今回の記事内容を実際に行うのに便利なツールはこちら
ダウンロード資料 採用業務サポートシート 引き継ぎ編